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聚会邀请函写法

时间:2023-09-11 20:26:19
聚会邀请函写法

聚会邀请函写法

电子邀请函相对传统纸质邀请函在信息传达方面具有很大优势。在社会发展不断提速的今天,很多活动都需要使用邀请函,想写邀请函却不知道该请教谁?以下是小编为大家收集的聚会邀请函写法,希望能够帮助到大家。

同学、战友聚会,一般是由几个热心的组织者发起,再以口头形式(最常用的是电话)通知到每个人。口头通知具有简单、快捷、效率高等特点,但略显随意、不够庄重,聚会的意义及有关事宜也难以表达得准确无误,往往经几次转述后,还可能出现重大误差。特别是组织者的情感和良苦用心更难以很好地传达给每一个人。如能以书面形式(或口头与书面并用)来传达聚会信息,即给每一个被邀请者发一封正式的“聚会邀请函”(邮寄、传真或网络发送),这将不仅会使聚会本身变得正规而隆重,而且会使每个“受邀请者”获得“被尊重感”,同时他们还会从“聚会邀请函”中感受到浓浓的(同学或战友)情谊、获得有关聚会的准确信息(时间、地点、经费及应做的准备工作等)。他们还可能通过阅读“聚会邀请函”而增加“认同感”和“归属感”(引起怀旧情绪、缩短心理距离),进而产生“一定前往”之愿望。可见,一封感人的“聚会邀请函”,其功用往往超出了一般应用文的范畴,因为它常给人以美的享受和心灵的慰藉。

一、“聚会邀请函”的写法

“聚会邀请函”即同学、战友等聚会前,由聚会的组织者撰写并发送给每个被邀请者的书面材料(或电子信函)。从内容和表达方式上看,它当属信函类。从实际应用范围看,它兼有请柬和信函的功用特征。但它与一般“请柬”或“通知”不同,其显著区别在于:“聚会邀请函”的内容丰富、饱含情感,且容量较大、表达方式灵活多样(如叙述、抒情、说明等)。“聚会邀请函”的主体结构、写法与一般书信类似,主要有标题、称谓、正文和署名等几大部分组成。

常见标题形式是“几个限定词”+“聚会邀请函”。如“**团70年**籍老兵聚会邀请函”、“**学院**级**系同学聚会邀请函”。

正文内容应包括:

1、开头委婉表达聚会的意义,巧妙说服;鼓动同学或战友积极参加聚会并发出邀请;

2、计划安排准确简明地告知聚会的时间、地点、活动内容、行程安排,并说明参加者需注意的事项、应交的费用、应做的准备等。当然,计划安排、强调事项也可列表(作为附件)附后;

3、结尾呼应开头、再次邀请。

二、写“聚会邀请函”应考试以下几个因素

1、符合多数心理,体现共同性同学、战友曾有着相似的经历、共同的往事,这些能唤起多数人美好的回忆,它是聚会的情感基础。故“聚会邀请函”中“邀请”及“意义”部分的文字应体现并利用这个基础。当然文字必须简明朴素、自然感人,尽力达到“虽寥寥数语,却溢满真情”的效果。目的是激起大家的兴致对往事的美好回忆、对即将实现的聚会产生期待和憧憬、进而萌动出积极参与的'愿望。因为,对大多数人而言,这种聚会之所以具有吸引力、能使那么多的青年、中年、甚至老年人从纷繁芜杂的事务里抽身前往,就是因为参与者本身想在聚会中“找到过去”。这就是“共同性”,也即聚会的“引力”所在。所以写作“聚会邀请函”必须抓住并体现这一“共同性”。

2、考虑时世变迁,注意层次性时间推移、时世变迁,当年的同窗、战友,今日已各奔东西,都在为各自的事业、家庭忙碌着,而且境况也大不相同:有的事业发达、成果卓著;有的中年下岗、生活艰难;而多数则是平常的“普通人”。正因为这种差异的存在,所以他们对聚会的态度也不一样:除积极参加者外,不屑一顾者有之,羞于前往而有意躲避者亦有之。作为组织者,当然应坦诚相邀、尽量鼓动更多的人参加活动。因此“聚会邀请函”在用语、计划、预算上应充分考虑到这些因素。

3、照顾特殊性,注意性格差异因是同学或战友,故对被邀请者的性格有一定了解。对于一些特殊的人应采取特殊的激励、促进办法。可考虑:除通用内容外,可酌情增加针对某人(或提及某人)的专项文字。如对一些成功专题范文>成功人士、杰出人物、性格孤僻的失意者或有自卑倾向的人,可以把他们列在“工作组”名单里,以鼓励和促使他们积极参与。

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